Cara memadatkan dan mengurangkan saiz peti mel di Microsoft Outlook 2016

Microsoft Outlook , pelanggan untuk perkhidmatan e-mel Outlook atau Live, menyimpan e-mel dan lampiran di luar talian. Semasa anda menerima dan menghantar e-mel, ukuran pangkalan data terus meningkat. Walaupun memastikan bahawa anda dapat mengakses e-mel ketika tidak tersambung ke internet, ini juga bermaksud bahawa saiz kotak surat terus berkembang. Dalam catatan ini, kami akan berkongsi bagaimana anda dapat memadatkan dan mengurangkan saiz peti mel di Microsoft Outlook.

Padat & kurangkan saiz peti mel di Microsoft Outlook

Padat & kurangkan saiz peti mel di Microsoft Outlook

Kelemahan memiliki peti mel yang lebih besar adalah bahawa ia melambatkan pengalaman. Perlu lebih lama untuk membuka dan mencari apa sahaja. Di atasnya, penyedia e-mel seperti Office 365, menghadkan saiz maksimum peti mel. Ini bermaksud melainkan jika anda mengurangkan ukuran peti surat di Microsoft Outlook, anda tidak dapat mengirim atau menerima e-mel apa pun.

Di manakah semua data peti mel Outlook disimpan

Sekiranya anda menggunakan ciri POP atau IMAP, semua fail, e-mel, folder, kenalan, dan lain-lain disimpan dalam Outlook Data File (.pst). Sekiranya anda menggunakan akaun Office 365, Exchange, atau Outlook.com, data peti mel tersedia dalam Fail Data Outlook Luar Talian (.ost). Walaupun menghapus e-mel dan lampiran mungkin membantu, jika anda menyimpan semua maklumat dalam fail PST, ia tidak akan menyusut dengan sendirinya.

Catatan: Kami telah membincangkan dua cara lagi untuk menghapus fail dari Outlook. Sekiranya anda menggunakannya, dan kemudian mengurangkan saiz fail peti secara manual, ia akan membantu lebih jauh.

Padat dan kurangkan Fail Data Outlook (.pst)

Kelebihan dengan fail PST adalah apabila anda menghapus e-mel, secara automatik memadatkan pangkalan data di latar belakang. Proses pemadatan berlaku apabila anda tidak menggunakan Outlook. Anda juga boleh memilih untuk memadatkannya dengan mengikuti langkah-langkah seperti di bawah secara manual:

  1. Buka Outlook, dan hapus item yang tidak anda perlukan. Apabila anda membuang, fail masuk ke dalam folder "Item yang Dihapus". Klik kanan dan kosongkan.
  2. Klik pada Fail> Tetapan Akaun > Tetapan Akaun .
  3. Tukar ke tab Fail Data . Pilih fail data yang ingin anda padatkan. Kemudian klik pada Tetapan .
  4. Klik tab Lanjutan> Tetapan Fail Data Outlook.
  5. Dalam dialog Tetapan Fail Data Outlook, klik Padat Sekarang dan kemudian klik OK .

Bergantung pada saiz fail PST, mungkin diperlukan beberapa minit untuk dipadatkan.

Ringkas dan kurangkan Fail Data Outlook luar talian (.ost)

Banyak akaun e-mel menggunakan Fail Data Outlook luar talian untuk menyimpan data. Fail Data OST atau luar talian serupa dengan PST atau Fail Data Outlook dengan satu pengecualian. Anda tidak boleh mengimport dari atau mengeksport ke Fail Data Outlook luar talian (.ost).

  1. Klik Fail > Tetapan Akaun, Tetapan Akaun .
  2. Pada tab Fail Data , klik fail data yang ingin anda padatkan, dan kemudian klik Tetapan .
  3. Klik tab Lanjutan > Tetapan Fail Data Outlook .
  4. Dalam dialog Tetapan Fail Data Outlook, klik Padat Sekarang dan kemudian klik OK .

Gunakan Alat Pembersihan Mel

Pembersihan Kotak Mel Outlook

Outlook menawarkan alat pembersih surat terbina dalam, atau anda boleh menggunakan alat Pembersih Lampiran Outlook untuk mencari pesan lama dan besar yang dapat anda hapus atau pindahkan ke fail PST. Ia juga dapat membuang salinan e-mel yang bertentangan dengan pelayan e-mel. Kadang-kadang kita memadam fail dari pelayan, tetapi fail tersebut masih tersedia di ruang pelanggan yang memenuhi.

Jalankan alat Pembersihan Peti Mel

  1. Klik Fail> Alat> Pembersihan Peti Mel.
  2. Pilih Lihat Saiz Peti Surat, Cari item yang lebih tua dari, Cari item lebih besar dari, Lihat Saiz Item yang Dihapus, folder Item yang Dihapus Kosong, Lihat Saiz Konflik, atau Konflik Kosong untuk melaksanakan tugas yang anda inginkan.

Gunakan Alat Perbualan Bersih

Bersihkan perbualan, folder, folder dan subfolder

Outlook untuk Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for business Outlook 2013 dan yang lain mempunyai alat untuk membersihkan perbualan. Perbualan atau utas e-mel adalah perkara yang sama. "Alat perbualan" pintar. Ini akan menilai kandungan setiap mesej, dan jika bahagian e-mel tersedia di mana-mana mesej pratonton, ia akan menghapusnya.

Anda mempunyai tiga pilihan lebih banyak pilihan untuk memadatkan dan mengurangkan ukuran peti mel di Microsoft Outlook

  • Bersihkan pemeriksaan pada perbualan yang dipilih.
  • Pembersihan folder mengkaji folder yang dipilih.
  • Membersihkan Folder & Subfolder juga memeriksa subfolder.

Ini adalah petua terbaik untuk membantu anda memadatkan dan mengurangkan saiz peti mel di Microsoft Outlook. Namun selalu pastikan bahawa anda tidak sengaja menghapus fail yang penting.

Baca seterusnya : Cara mengoptimumkan dan mempercepat Microsoft Outlook.

Mempercepat Microsoft Outlook